Como fazer reuniões produtivas

· Só convoque uma reunião quando totalmente indispensável;

· Estabeleça os objetivos;

· Elabore uma pauta, fixando tempo para cada assunto;

· Coloque só as pessoas às quais o assunto interessa;

· Não castigue os pontuais, premiando os atrasados;

· Mantenha o rumo da discussão;

· Designe um participante para secretariar a reunião;

· Sintetize as conclusões;

· Faça o acompanhamento de todas as decisões tomadas.

Administração do Tempo

A administração do tempo é uma ferramenta gerencial, que pode ser utilizada tanto nas empresas quanto na nossa vida particular, permitindo a organização de metas pessoais e profissionais, com menor dispêndio de energia física e mental. A boa administração do tempo é, provavelmente, o fator mais importante na administração de si mesmo e do trabalho executado. Ela começa com a auto-descoberta, isto é, com a identificação de como utilizamos o nosso tempo, do que não nos satisfaz e do que desejamos mudar.

Dicas Para se Economizar Tempo

"O tempo uma vez gasto, nunca é recuperado, e ele proporciona oportunidades iguais para todos"

· PLANEJAMENTO - Toda hora aplicada em planejamento eficiente poupa três ou quatro na execução e produz melhores resultados;

· ORGANIZAÇÃO - A organização é um outro fator facilitador na execução das tarefas; uma aliada do tempo. Ela deve existir principalmente nas informações;

· DELEGAÇÃO - Atribuição de tarefas para outras pessoas a fim de liberar o tempo para tarefas mais importantes. É a chave da administração eficaz;

· TELEFONE / INTERNET - Use-o para evitar deslocamento desnecessário para obter informações;

· COMUNICAÇÃO - A linguagem simples, concisa e isenta de ambigüidades assegura a compreensão e poupa o tempo com mal-entendidos;

· TOMADA DE DECISÕES - A análise de decisão tem que ser precisa e baseada em informações seguras, para que possa ser atacado o problema, imediatamente;

· CONCENTRAÇÃO - Tempo mínimo (anterior a ação) em que se julgar necessário para conseguir progresso em menos tempo.

Economizadores de Tempo

· Utilização de uma agenda ou um calendário de reuniões;

· Criação de listas de afazeres;

· Definição de metas;

· Manutenção de suas metas em vista;

· Definição de prioridades;

· Acompanhamento das prioridades;

· Organização das tarefas;

· Organização e acesso com rapidez de informações usadas com freqüência.

Erros e Falhas na Administração do Tempo

· Excesso de tempo em conversações;

· Consolidação insuficiente de conclusões;

· Sou o dono do meu tempo. Ele só depende de mim;

· Eu faço o tempo: os outros devem fazer o seu tempo, em função do meu.

Causas do Desperdício do Tempo

· Falta de:

Planejamento;
Informações eficientes;
Disciplina no cumprimento da agenda;
Definição clara de objetivos na execução das tarefas;
Delegação;
Compromisso com os resultados;

· Menosprezo ou ênfase inadequada em certas atividades;

· Indefinição de prioridades e cobrança incompleta e descontínua;

· Excesso de reuniões e burocracia interna;

· Indefinição de prioridades;

· Incapacidade de dizer "não";

·Má utilização dos recursos (telefone, fax, xerox, computador);

· Centralização de poder;

· Resistências às mudanças.

Soluções Práticas Para Economizar Tempo

· Estabeleça metas: anuais, mensais, semanais e diárias;

· Programe suas tarefas e atividades da semana e do dia, em função dessas metas;

· Identifique as atividades que levem aos resultados e concentre-se nelas;